随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经不能满足现代化的需求。传统的档案管理方式存在着盘点速度慢、取放不便、查找困难等问题。然而，随着RFID技术的逐渐成熟和智能密集架系统的应用，档案管理正朝着全自动化的方向发展。
        RFID智能档案密集架具有高度的智能化程度基于RFID射频识别技术，以安装在存储单元上的RFID天线识别档案盒中的RFID电子标签，从而实现档案实体与存储单元的一一对应；以智慧档案库房管理系统综合管理，以灯光显示层级引导，实现快速出库、入库、错位检索、实时盘库、一键导入、3D导览、未授权移动预警等功能；以安装在档案库房的RFID智能门禁，检索未授权档案实体违规出入，并进行联动报警，大大提高了档案实体的安全性，防止遗失、被盗等事件的发生，实现在档案管理上“实时感知、实时可查、自动盘点、在位监控”的总体要求。
         全自动盘点RFID智能密集架采用RFID技术，首先在每一份档案上绑定唯一的RFID标签，在现有密集架的架体内布置RFID识别天线、红外在位检测系统以及指示灯光功能，可以通过架内RFID天线跟读写器进行自动读取，实现了对档案的自动盘点，全架盘点时间<1分钟。
         RFID智能密集架系统通过RFID识别天线、红外在位检测系统以及指示灯光功能，工作人员只需要通过档案编号或名称搜索所需要的档案，系统可以快速定位并准确识别出需要取放的档案件，并会亮灯提示所在位置，人员直接取走即可完成借阅，归还同理，直接打开密集架将档案放入空余的密集架上，系统自动盘点更新档案位置，完成归还操作；真正实现档案的无序存放、有序管理。
快速查找是档案管理中的重要环节，而RFID智能密集架系统可以实现对档案的快速精确查找。通过系统上的查询功能和RFID标签识别技术，用户只需要输入相应的关键词或者档案属性，系统就能迅速定位到目标档案的存储位置。
         在位实时监控是RFID智能密集架系统的重要优势之一。系统对粘有电子标签的档案袋（盒）的取或放，都可触发每个仓位位置的红外对射，系统根据触碰红外的信号变化，启动RFID天线识别，在极短的时间内可识别当前取或放的档案袋（盒）电子标签的信息，通过与后台数据对比，进而获知该档案袋（盒）的全部信息，进行实时监控与管理。可以帮助管理人员随时了解档案的存放状况，并能及时发现和解决潜在的问题。